Creare le condizioni per avere un ottimo Scrum Team può rivelarsi un’operazione molto complessa, ma se si conoscono le dinamiche dei gruppi, c’è una maggiore probabilità di raggiungere un alto livello di collaborazione e di prestazione tra tutti i membri dello Scrum Team.
Nel 1965, Bruce Tuckman, professore di psicologia educativa alla Ohio State University, ha studiato l’evoluzione delle relazioni nei rapporti di gruppo in ambito lavorativo, elaborando un modello specifico. Tuckman ha individuato così le 5 fasi che scandiscono le dinamiche dei singoli gruppi. Analizziamole singolarmente calandole nel contesto dello Scrum Team.
Libro consigliato
Patrick Lencioni, La Guerra nel Team: Racconto sulle 5 disfunzioni del lavoro di squadra
FASE 1: Forming
Lo Scrum Team si trova in questa prima fase ogni volta che si verifica una di queste due situazioni: nuova costituzione dello Scrum Team o modifica con inserimento e/o rimozione di uno o più membri del team.
Le singole persone dello Scrum Team inziano a conoscersi, si sviluppa un senso di appartenenza tramite la condivisione dei valori. In questa prima fase ciascun membro del team cerca una figura di riferimento per acquisire le regole di comportamento. Potrebbe essere lo sponsor, il product owner o lo scrum master. Le persone appartenenti allo Scrum Team si osservano e si confrontano per orientarsi, non hanno ancora chiari i comportamenti consentiti, lo stile di comunicazione e le modalità di collaborazione. Da questa fase si transita verso la successiva in modo graduale con l’aumentare della pressione sul lavoro da svolgere. L’urgenza nel dover iniziare le attività porta il team a doversi organizzare rapidamente, causando inevitabili conflitti, e portando alla fase 2.
FASE 2: Storming
Nella fase di Storming (da “Storm” che significa tempesta) si presenta la situazione di conflitto. Il conflitto emerge in modo naturale quando il team deve svolgere attività con forti vincoli temporali. In queste situazioni è necessario che ogni componente del team, esca dalla propria zona di comfort per collaborare e raggiungere l’obiettivo comune. La figura dello Scrum Master è fondamentale, perché assume il ruolo di un coach. Tra i diversi eventi di Scrum questa è in particolare la fase dove valorizzare la Sprint Retrospective, questo evento fornisce supporto nel distendere le tensioni e risolvere i conflitti in modo collaborativo (win-win).
Durante la fase di Storming lo Scrum Team tocca il minimo della sua efficienza, i conflitti non risolti diventano dei veri e propri ostacoli al raggiungimento della massima prestazione possibile. Quante volte ci è capitato, o abbiamo sentito dire: “Preferisco fare io questa attività anche se non dovrei, perché è impossibile parlare con il collega e giungere ad un accordo.” Questo è proprio uno dei sintomi che segnalano la presenza di conflitti non risolti e bassa efficienza.
Come è possibile immaginare, i conflitti nello Scrum Team non termineranno mai, ciò che cambierà con l’allenamento, sarà la capacità di ciascuna persona di riconoscerli e risolverli immediatamente. Questa abilità che si andrà a sviluppare gradualmente nel tempo consentirà dapprima di passare alla fase 3 e poi alla fase 4 delle dinamiche descritte da Tuckman.
FASE 3: Norming
Quando lo Scrum Team diventa consapevole dell’esistenza dei conflitti, dell’importanza che ha la loro risoluzione in ottica collaborativa e non di compromesso, si passa gradualmente alla fase del Norming. In questa fase il team non padroneggia ancora le tecniche di risoluzione dei conflitti, ha ancora bisogno di allenamento, tuttavia ora il team ha reso pubblici i propri conflitti e la propria volontà di superarli insieme e questo è già un ottimo risultato in termini di clima di squadra. Superata la tempesta si rafforza il senso di unità e le singole persone iniziano a sentirsi parte di un team. In questa fase il team si autoregola e si chiariscono anche i contributi che ciascuno può dare allo sviluppo del lavoro. Aumenta il senso di trasparenza e di conseguenza la fiducia, si mettono a punto gli strumenti e le azioni per raggiungere l’obiettivo.
FASE 4: Performing
L’allenamento continuo nella risoluzione dei conflitti, il miglioramento continuo del modo in cui si lavora porta il team nella fase del “Performing”, ovvero della massima efficienza. Questi team sono stati definiti team ad alte prestazioni (High Performace Team o Swarm Team). Lo Scrum Team ora è in grado di auto-organizzarsi e riesce a gestirsi autonomamente, si adatta rapidamente ai cambiamenti e mantiene lo slancio nel processo di miglioramento continuo. In questa fase tipicamente lo Scrum Master può dare maggiore delega al team, in quanto ha maturato tutte le caratteristiche necessarie per aderire totalmente ai valori e principi agili. Nel team tra i membri si è consolidato un clima di sicurezza psicologica (Psycological safety), nessuno ha timori ad aprirsi completamente, condividere debolezze, avere coraggio nello sperimentare, si è raggiunto il massimo livello di collaborazione.
FASE 5: Adjourning
In questa ultima fase delle dinamiche identificate da Tuckman, il team si separa perché il lavoro è stato portato a termine.
In uno Scrum Team questo può accadere, ad esempio, in contesti in cui il team non è interno all’azienda. In una relazione del tipo cliente-fornitore dove al termine degli impegni presi, non essendoci più l’esigenza, le parti si separano per essere impiegate in altri lavori. Un’altra possibile causa di scioglimento del team può riguardare il ritiro di un prodotto dal mercato e dal portfolio aziendale.
Alcune considerazioni
Bruce Tuckman ha notato che, ogni qualvolta si aggiunge o si rimuove anche un solo membro dal team, si retrocede e si ritorna alla fase iniziale per passare rapidamente a quella di conflitto (Storming). Se lo Scrum Team è maturo può essere in grado di assorbire rapidamente un cambiamento di un membro del team, perdendo di poco efficienza e per un periodo molto breve. Emerge dunque che il turnover, ovvero il continuo cambiamento di risorse all’interno dello Scrum Team, non è mai positivo e porta quasi sempre ad un rallentamento o blocco del lavoro.
Assumendo uno Scrum Team maturo, e attuando il turnover solo quando strettamente necessario, è possibile ripristinare in tempi brevi la fase di massima prestazione (Performing). Il turnover in questi casi è quello dovuto a cause comuni, ad esempio persone che cambiano lavoro o che si spostano in altri team. Questa capacità rapida di recupero è un beneficio della dinamica di lavoro cross-funzionale dello Scrum Team. All’interno del team c’è la massima condivisione di conoscenza, la più ampia condivisione di competenze e non esistono membri indispensabili, ma tutti sono dispensabili.
Non possiamo a priori stabilire il tempo necessario ad attraversare ciascuna fase, ogni team è unico. Così come non possiamo prevedere con certezza se un team sarà in grado di raggiungere il massimo della sua efficienza. Lo Scrum Master deve essere un coach e supportare il team nel riflettere su quali possano essere gli ostacoli che lo bloccano dal raggiungere la massima prestazione, deve fornire loro le tecniche per superare i conflitti e dar loro autonomia decisionale sulle azioni da intraprendere.